生成AI活用で入金照合作業を自動化し、数時間を2分に短縮。ユードムがアーストラベル水戸にコンサル提供

　企業のDXを支えるシステム開発を行う株式会社ユードム（茨城県水戸市）は、教育旅行や探究型体験学習の企画・運営を手がけるアーストラベル水戸株式会社（茨城県水戸市）に対し、生成AIを活用した業務効率化コンサルティングを提供し、入金データと名簿の照合作業を自動化したと発表した。2026年4月のプロジェクト開始から1カ月足らずでツールを構築し、従来は数時間を要していた作業を約2分に短縮した。

対象となったのは、学校の教育旅行費用の入金確認業務である。保護者からの入金データと、学校側から提供される名簿データを突き合わせる工程では、紙やPDF、Excelなど形式の異なる資料を人の手で一行ずつ確認する必要があり、作業負担が大きかった。今回の取り組みでは、この属人的な業務の効率化を優先課題として位置付けた。

構築されたツールは、「Google Workspace Studio」と「Gemini」、さらに「Google Apps Script（GAS）」を組み合わせたものだ。まず、レイアウトが統一されていないPDFや画像形式の名簿から必要項目をAIが抽出する。次に、GASを用いてフリガナの有無や漢字の表記揺れを考慮した照合を行い、結果を自動で判定する仕組みとなっている。これにより、指定フォルダにファイルを格納するだけで処理が進み、短時間で照合結果を得られるようになった。

本システムは既存のGoogle Workspace環境を活用しているため、新たな大規模投資を伴わず、短期間での導入が可能となる。また、業務の標準化にも寄与し、担当者ごとの経験や習熟度に依存しない運用体制の構築にもつながっている。さらに、作業工程の可視化が進んだことで、確認漏れや人的ミスの抑制にも寄与し、安定した業務運用を支える仕組みとしても機能している。加えて、データ形式の違いによる再入力や修正作業も削減され、関連業務全体の効率化にも波及している。

今後は、請求書や領収書の自動生成などの経理業務の効率化に加え、案件管理やカレンダー連携、行程表や見積作成の自動化などへの展開を進める計画である。ユードムは本事例を通じ、生成AIを活用したコンサルティングの提供を広げ、企業の業務効率化を支援していくとしている。